Mantención de Contenidos

Mantención de Contenidos
 
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Respecto de la mantención de contenidos, lo primero que se debe asumir al iniciar el trabajo de mantener un Sitio Web, es que el contenido puede adoptar muchas formas y debido a las características de la plataforma web de Internet, es posible utilizar diferentes formatos del mismo.

Por ello, se trata de un trabajo que tiene elementos bien conocidos como la generación de nuevos contenidos y otros más tecnológicos y específicos, como son los de adecuar esos contenidos a ciertos formatos, con el fin de cumplir con los estándares y que los encargados de contenido vean el rango completo de responsabilidades a las que deben enfrentarse.

Frecuencia de Actualización

Un tema que suele ser dejado de lado pero que es central, es la frecuencia con la que se actualizarán los contenidos de un Sitio Web.

El primer elemento que se debe tener en cuenta, es que por tratarse de una herramienta de comunicación, el Sitio Web requiere de una actualización permanente, con el fin de dar cuenta a sus usuarios de que siempre hay información de interés en el sitio, gracias a lo cual gana en credibilidad.

La frecuencia de actualización más adecuada consiste en ingresar al menos un par de contenidos semanales en el sitio (si no es posible hacerlo con una frecuencia mayor), destacándolos en la portada con su correspondiente fecha, a fin de que los usuarios puedan distinguirlos de los contenidos más permanentes o anteriores.

Adicionalmente, es importante considerar que el sitio debe ser una herramienta comunicativa de la institución a la que pertenece y por ello, debe seguir sus orientaciones estratégicas y programáticas. Por lo anterior, a través del Sitio Web se debe ir incorporando todo aquello que esté en sintonía con lo que el servicio esté realizando. En este sentido, buenas prácticas en contenidos se refieren a conseguir que el sitio incorpore información adecuada que permita a los usuarios conocer de la actividad de la institución.

Dadas estas características, los temas de mantención de contenidos normalmente deberían recaer sobre el área de Comunicaciones (o similar) de la institución, o del contratista que dé ese servicio para dicha área.

Metodología de Mantención

Respecto de la metodología para hacer la adecuada mantención de los contenidos, a continuación se entregará información detalla por cada una de éstos.

Contenidos Escritos

Se refiere a todos los documentos escritos a través de los cuales se puede entregar información al público interesado en la institución. Los contenidos que se consideran en este aspecto pueden ser los que se ingresan en una página web o los que se incluyen en diferentes tipos de documentos. Dentro de estos contenidos destacan por su importancia, aunque no son excluyentes de otros, los siguientes:

Noticias:
permiten dar a conocer las novedades o cualquier evento que sea de interés público o que afecte a los usuarios, explicando sus efectos y alcances en forma más detallada de lo que podrían hacer los medios de comunicación. Por ejemplo, si en los medios se publica el llamado a un concurso determinado, en el Sitio Web se entrega esa información, más las bases y formularios de participación.
Documentos:

permiten incluir información en diferentes formatos sin restricciones de tamaño, respecto de lo que podría hacerse a través de otros medios, como los impresos y audiovisuales. Adicionalmente, generan la ventaja de que por no incurrir en gastos de impresión, su difusión a través del Sitio Web genera importantes ahorros. Respecto de estos documentos, los formatos más usados y recomendados son los siguientes:

PDF (Portable Document Format):
se trata de un tipo de documento electrónico que se genera con el software Adobe Acrobat de la empresa Adobe, que permite crear documentos con un diseño que se imprime de la misma manera sin importar cuál sea la impresora que se utilice. Este tipo de archivos permite realizar búsquedas en su contenido; bloquearlo para que no pueda ser modificado y colocar marcadores internos, para facilitar el acceso desde cualquier parte del documento. El usuario requiere tener un software lector de este tipo de documentos, que se obtiene gratis desde el Sitio Web de la empresa Adobe.
RTF (Rich Text Format):
corresponde a un tipo de archivo que es reconocido por cualquier procesador de texto, por lo que su incorporación en un Sitio Web permitirá que cualquier usuario que disponga de un software de escritorio no licenciado (incluyendo WordPad que viene con el sistema operativo Windows), podrá abrir y leer el documento. La importancia de éste es que todo el formato que pueda tener un documento (negritas, cursivas, imágenes, columnas, etc.), es respetado y se despliega en el programa que lo abra, tal como fue generado. El contenido puede ser igualmente bloqueado para que no pueda ser alterado, aunque esta funcionalidad sólo opera cuando se abre desde el mismo programa en el cual fue cerrado el acceso a modificar el archivo.

Al publicar la información en el Sitio Web de ambos tipos de documento, se debe señalar visiblemente su peso y el formato respectivo.

Contenidos Multimediales

Se refiere a la capacidad que tiene la plataforma web para incorporar contenidos audiovisuales, entre los cuales se incluyen servicios de streaming (que entregan el contenido a medida que el archivo es enviado desde el servidor al cliente) y aplicaciones basadas en la tecnología Adobe Flash.

Dentro de estos contenidos destacan por su diferencia en términos de proceso, los siguientes:

Audio:
corresponde a cualquier contenido audible que pueda ser incorporado al Sitio Web. Para ello debe ser digitalizado y luego preparado en formato de alta compresión, del tipo MP3Real Audio o Windows Media, gracias a los cuales es posible que se pueda reducir su peso y que los usuarios puedan descargarlos rápidamente del Sitio Web. Es importante considerar que, cada vez que se incorpore un contenido de este tipo, se debe indicar claramente el peso, el formato y el software utilizado para verlo; si éste es de libre disponibilidad, se debe publicar un enlace para que el usuario lo pueda bajar a su computador. Por lo mismo, evite poner archivos de audio de fondo y siempre permita que los usuarios decidan comenzar a escuchar el sonido que se ofrezca.
La publicacion de audio en la web puede ser utilizada para la distribución de material de comunicación en este formato como frases radiales y materiales de difusión hasta discursos y programas de conversación (podcast) que pueden ser distribuidos utilizando diferentes plataformas y servicios, por ejemplo PodCaster.cl y soundcloud.com
Video:
corresponde a cualquier contenido audiovisual que pueda ser incorporado al Sitio Web. Para ello debe ser digitalizado y luego preparado en formato de alta compresión, del tipo AVIMPG, Real Video o Windows Media. Es importante considerar que la generación de video siempre implicará la creación de archivos de alto peso (medido en Kilobytes), y que éste aumentará mientras más grande sea el tamaño de la imagen a mostrar. Es importante considerar que cada vez que se incorpore un contenido de este tipo, se debe indicar claramente el peso, el formato y el software utilizado para verlo; si éste es de libre disponibilidad, se debe publicar un enlace para que el usuario lo pueda bajar a su computador. Recuerde que este tipo de contenidos sólo debe usarse cuando sea necesario y que la calidad del mismo nunca satisfará a las expectativas de los usuarios.
Considere que YouTube.com puede ser un excelente canal para centralizar el material audiovisual (videos) de la institución, este servicio en linea puede ser configurado como un CANAL para que incluya elementos corporativos y es la mejor opción para ofrecer un servicio rápido y de calidad a los usuarios.
Flash:
corresponde a cualquier contenido desarrollado usando esta tecnología de Adobe FLASH que se caracteriza por aumentar las capacidades de interacción con elementos gráficos y audiovisuales. Para utilizar esta tecnología se utiliza el software Flash de Macromedia, el cual genera objetos con la extensión SWF. Tal como en el caso de los elementos anteriores, se debe cuidar el peso de los archivos creados con esta tecnología y, cada vez que se incorpore un contenido de este tipo, se debe indicar claramente un enlace para que el usuario pueda bajar el software Flash Player usado para visualizar este tipo de contenidos. Cuando se use esta tecnología, siempre se debe ofrecer una forma alternativa de acceder al mismo contenido.

Contenidos Gráficos

Se refiere a todos los elementos visuales que se pueden incorporar a un Sitio Web, tales como dibujos e imágenes, que permiten complementar la información que se desea incluir en el Sitio Web.

Dentro de estos contenidos se deben destacar tres características que los hacen especiales al momento de procesarlos y que son las siguientes:

Formato:
se refiere al tipo de archivo que se generará con la imagen en la que se esté trabajando. Normalmente se utiliza el formato GIF (Graphic Interchange Format) para cualquier imagen pequeña como un icono o una imagen que tenga colores planos; para fotografías e imágenes de mayor tamaño y cantidad de colores, debe preferirse el formato JPG o JPEG (Joint Picture Expert Joint). Cualquier otro formato posible de utilizar deberá evitarse, ya que sólo se puede ver en determinadas plataformas (por ejemplo, PNG).
Peso:
una de las precauciones centrales que se debe tener en cuenta al momento de generar imágenes para un Sitio Web, es que se debe mantener un límite en el peso de los archivos para no afectar el desempeño de las páginas. Mientras más pesadas sean éstas, más tiempo deberá esperar el usuario para que se muestre en su computador. Por ello, se debe buscar que las imágenes de fotos, por ejemplo, no excedan los 15 Kb de peso y que una página con todos sus elementos no pese más allá de 100 Kb. Es importante considerar que un usuario con un módem de 56 Kbps recibe, en condiciones ideales, 7 Kilobytes por segundo. Por ello, una página que tenga ese límite de peso llegará en alrededor de 15 segundos hasta el computador del usuario, lo cual es un tiempo muy largo si se compara con lo que normalmente está dispuesto a esperar.
Tamaño:
junto con el peso, el tamaño es la segunda de las precauciones principales que se debe tener en cuenta para las imágenes de un Sitio Web. Lo normal es que una foto para web sea generada en 72 dpi (dots per inch o puntos por pulgada) y que sus dimensiones sean medidas en pixeles. Las más usadas serán inferiores a 250 pixeles en el ancho o alto, ya que de lo contrario se estará llegando a imágenes de mucho peso. Si se desea poner una imagen de mayor tamaño, se debe indicar su tamaño y peso (idealmente en el texto alterno de la imagen) para que el usuario sepa que deberá esperar un tiempo a que la imagen baje a su computador, antes de acceder a ella.